Gottamentor.Com
Gottamentor.Com

Hvad er kommunikationsprocesstrin og model?

What is Communication Process Steps & Model

Når to eller flere mennesker udveksler meddelelser, deltager de i den grundlæggende kommunikationsproces. Det lyder enkelt, gør det ikke. Imidlertid er kommunikationsprocessen virkelig ret kompliceret. Det har ikke kun flere komponenter, men meddelelsens klarhed og kontekst kan enten påvirkes positivt eller negativt af flere faktorer.


Det er vigtigt at forstå kommunikationsprocessen for at være i stand til effektivt at kommunikere og undgå fejlagtig fortolkning. I denne artikel skal vi se på kommunikationens komponenter og kommunikationsprocesmodellen. Derefter undersøger vi organisatoriske kommunikationsmetoder og processer. Endelig drøfter vi e-mail-kommunikationsprocessen.

Indholdsfortegnelse


  • 1 Komponenter i kommunikation
    • 1.1 Kontekst
    • 1.2 Afsender / Encoder
    • 1.3 Besked
    • 1,4 Medium
    • 1.5 Modtager (dekoder)
    • 1.6 Feedback
  • 2 Kommunikationsprocesmodel
    • 2.1 Fem grundlæggende trin i kommunikationsprocessmodellen
  • 3 Organisatoriske kommunikationsmetoder og processer
    • 3.1 E-mail-kommunikationsproces
    • 3.2 Hold din e-mail kort
  • 4. Konklusion
    • 4.1 Relaterede indlæg

Komponenter i kommunikation

Kommunikation er en proces til udveksling af verbale og ikke-verbale meddelelser. Vi kan identificere kommunikation ved at definere dens komponenter som følger:

Sammenhæng

Kontekst er det miljø, hvor kommunikation finder sted og inkluderer organisation, kultur og samfund. Derudover påvirker eksterne stimuli, såsom møder, afslappede samtaler, e-mails, memoer osv. Og interne stimuli som meninger og følelser konteksten. Først når man overvejer alle aspekter af kontekst, kan man kommunikere effektivt.


Afsender / Encoder

Afsenderen bruger en kombination af ord, symboler, grafer og billeder til at kommunikere. Højttaleren er koderen i mundtlig kommunikation, og forfatteren er koderen i skriftlig kommunikation.



sjove udfordringer for teenagere

Besked

Informationen, der udveksles mellem afsender og modtager, skaber en meddelelse, enten forsætlig eller utilsigtet. Afsenderen af ​​beskeden skal overveje konteksten for at beskeden skal være forståelig. Derudover skal beskeden indeholde klart sprog med alle nødvendige definitioner, eksempler eller grafik for at sikre forståelse.


Medium

Mediet - den kanal, som beskeden sendes igennem - kan være elektronisk, lyd eller udskrives. Valget af et medium er påvirket af:

  • Forholdet mellem afsender og modtager
  • Beskedens art

Brug et mundtligt medium, når din meddelelse haster, personlig eller når øjeblikkelig feedback er ønsket. Brug et skriftligt medium, når det er teknisk, formelt eller skal dokumenteres.


Modtager (dekoder)

Lytteren eller læseren af ​​kommunikation fortolker meddelelsen. Modtageren påvirkes af kontekst såvel som eksterne og interne stimuli. Hvis modtageren har partiske meninger eller misforståelser, modtages meddelelsen muligvis ikke korrekt. Holdning og personlighed har også indflydelse på modtageren.

Feedback

Feedback er modtagerens svar - deres reaktion på kommunikationen. Stilhed kan være en form for feedback, eller modtageren kan svare mundtligt eller skriftligt. Feedback bruges til at bekræfte, at meddelelsen blev forstået, og at enhver påkrævet handling blev truffet.


Alle komponenter skal arbejde sammen effektivt for at kommunikationsprocessen skal være komplet og formidle det tilsigtede budskab.

Kommunikationsprocesmodel

Communication Process Model


Kommunikationsproces henviser til udveksling af information (en meddelelse) mellem to eller flere personer. For at denne udveksling skal få succes, skal begge parter have evnen til at udveksle information og forstå hinanden. Kommunikation mislykkes, hvis informationsstrømmen er blokeret af en eller anden grund, eller hvis dem, der forsøger at kommunikere, ikke kan gøre sig forståelige. For at forstå, hvad kommunikation er - dens formål og værdi - skal vi forstå kommunikationsprocessmodellen.

Fem grundlæggende trin i kommunikationsprocessmodellen

Trin 1 Sæt dine mål, inden du går i kommunikation eller begynder at formidle en besked.

  • Hvad er / er målene?
  • Hvilken handling vil du have, at den person, der modtager beskeden, skal tage, når de først forstår meddelelsen?
  • Hvorfor er budskabet vigtigt?

Trin 2 Identificer modtagerne (målgruppen) for din kommunikation.

  • Gør det muligt at skræddersy din besked til optimal forståelse.
  • Tillader dig at målrette mod dem, der er passende til at modtage din besked.

Trin 3 Vælg din kommunikationsmetode.

  • Baser dit valg på, hvad du prøver at opnå.
  • Overvej modtagerens / modtagerens evner.
  • Vælg en passende formular, dvs. telefon, e-mail, power point-præsentation osv.

Trin 4 Overvej din modtager (e).

  • Din modtager (s) niveau af kompetence og forståelse.
  • Hvordan de lærer og modtager information bedst, dvs. visuelt, verbalt osv.
  • Kombiner kommunikationsmetoder for at imødekomme alle modtagerers behov, dvs. uddelingssteder med mundtlige forklaringer.

Trin # 5 Overfør din kommunikation til den modtagne feedback.

isbryderpuslespil
  • Se efter en konsensus om forståelse
  • Skift din meddelelse, type kommunikation, stil, tone osv., Når der modtages feedback.

Kommunikationsprocessen kan påvirkes af, hvordan informationen transmitteres, modtages og fortolkes på to måder:

  • Støj. Enhver form for interferens, der påvirker meddelelsen, der sendes, modtages eller forstås.
  • Fysiologisk støj. Distraktion forårsaget af, hvordan vi tænker og føler, dvs. træthed, hovedpine, sult eller andre faktorer.
  • Fysisk støj. Miljøforstyrrelser, såsom støj fra andre, skarer, høje eller lave temperaturer og lys eller svag belysning.
  • Psykologisk støj. Man føler og personlighed påvirker, hvor effektiv kommunikation og fortolkning er, dvs. defensive følelser, beskæftigelse eller fordommer.
  • Semantisk støj. Ord skal gensidigt forstås for, at kommunikation kan finde sted. Teknisk sprog eller jargon kan forårsage forvirring.
  • Sammenhæng. Indstillingen og situationen - fysisk, kulturel eller social - hvor kommunikation finder sted, kan påvirke den vellykkede udveksling af information.

Kommunikationsprocessmodellen hjælper os med at definere, hvem der er involveret i kommunikation, og hvad der skal finde sted. Det er en ramme, hvorpå vi kan bygge succesfuld individuel og organisatorisk kommunikation.

Organisatoriske kommunikationsmetoder og processer

Organizational Communication Approaches and Processes

Selvom der findes mange definitioner af organisationskommunikation, definerer vi til vores formål organisationskommunikation som at sende og modtage meddelelser i en bestemt indstilling eller miljø (organisation) for at nå fælles, individuelle mål blandt indbyrdes forbundne mennesker.

Processen med organisatorisk kommunikation involverer afsendelse og modtagelse af meddelelser skriftligt (ikke-verbalt) eller personligt (verbalt). Meget af organisationskommunikation involverer transmission af information. Mere kompleks kommunikation, såsom løsning af konflikter, kræver imidlertid evnen til at behandle mening og forhandle ved hjælp af organisationens regler.

Uanset om kommunikationen betragtes som enkel eller mere kompleks, for at forståelse skal finde sted, skal budskabet være klart, kortfattet og undgå politisk eller kulturelt marginaliseringssprog. Organisationer skal modellere effektive kommunikationsevner i:

  • Interview
  • Oprettelse af positive arbejdsforhold
  • Resultatevalueringer
  • Konfliktløsning
  • Beslutningstagning
  • Stresshåndtering
  • Organisatorisk socialisering
  • Individuelle præsentationer og grupper
  • Kommunikation med eksterne publikum

Organisationskommunikation er kontekstmæssigt og kulturelt afhængig, da mennesker transmitterer meddelelser og information skriftligt, elektronisk og ansigt til ansigt. Organisationens art og funktion (kontekst) påvirker kommunikationen. Derudover har hver organisation sin egen unikke kultur. For at kommunikation skal få succes i organisationen, skal både kontekst og kultur falde sammen og arbejde sammen.

Organisationskommunikation bygger relationer internt med medlemmer af organisationen og med den eksterne offentlighed. En organisations succes er afhængig af medlemmers evne til at kommunikere effektivt. Medarbejdere har brug for evnen til at være dygtige i offentlig præsentation, lytning og interpersonel kommunikation for at kommunikere med succes i en organisation. En succesrig organisation giver træning for at sikre deres medarbejderes succes.

Organisationskommunikation drager fordel af organisationer på flere måder:

  • Acclimating personale til ændringer
  • Udførelse af opgaver med procedurer, politik og regulering, der understøtter kontinuerlig, daglig drift
  • Udførelse af opgaver relateret til specifikke roller og ansvar for salg, tjenester og produktion
  • Udvikling af relationer til vellykket kommunikation under hensyntagen til jobtilfredshed, moral og individuelle holdninger
  • Planlægning, koordinering og kontrol af ledelsesoperationer

Det er vigtigt at forstå organisatoriske kommunikationsmetoder og processer til udvikling og forfining af medarbejderkommunikation. Hver organisation skal definere sin egen tilgang til effektiv kommunikation ved at definere de processer, de vil indføre for at forbedre både intern og ekstern kommunikation.

Organisationer skal have kompetente kommunikatorer for vellykket daglig drift. Fra virksomhedens websted, gennem medarbejderhåndbogen, til en opsigelsessamtale, skal ethvert aspekt af kommunikation i en organisation arbejde sammen for at kommunikere organisationens intention, kultur og forpligtelser til både internt og eksternt personale.

E-mail-kommunikationsproces

E-mail er det valg, mange foretager som det medium, hvorigennem de leverer en meddelelse. Selvom det er hurtigt og relativt let at bruge, skal man sikre sig, at de forstår processen og formålet med e-mail-kommunikation for at kunne bruge den effektivt.

Der er fem komponenter i e-mail-kommunikation:

# 1 Afsender

Vellykket e-mail-kommunikation kræver, at afsenderen (også kaldet kilden eller kommunikatoren) koder meddelelsen med en kombination af grafer, symboler, ord og billeder for at opnå et ønsket svar.

# 2 Modtageren

Modtageren (tolken) forstår afsenderens e-mail-besked ved at afkode og tolke den.

# 3 Beskeden

Beskeden eller indholdet af e-mailen er de oplysninger, som afsenderen ønsker at videresende til modtageren.

# 4 Medium

Mediet, også kaldet kanalen, er det middel, man vælger at overføre meddelelsen. Med e-mail er mediet computeren eller mobiltelefonen.

# 5 Feedback

1. fødselsdagsfestspil for voksne

Når e-mailen er blevet sendt, modtaget og forstået, betragtes ethvert svar, der indikerer forståelse fra modtageren - enten mundtligt eller skriftligt - som feedback. Feedback hjælper os med at bestemme, om vi har opfyldt vores formål.

E-mail gør det nemt at kommunikere med andre på ethvert tidspunkt og sted, især med fremkomsten af ​​smartphonen. Derudover har modtageren muligheden for at svare med det samme. Sammen med fordelene ved denne kommunikationsmetode kommer der dog nogle problemer. Vi skal huske, at e-mail er et kommunikationsværktøj og ikke tillader det at drive vores handlinger, men snarere bruge det til at nå vores kommunikationsmål. At gøre dette:

Hold din e-mail kort

Folk forventer, at e-mail-kommunikation er direkte og til det punkt. De første par linjer skal formidle din e-mail-intention og lade din modtager vide, om et svar om nødvendigt, da mange systemer giver modtageren mulighed for at læse begyndelsen af ​​en e-mail, før den åbnes.

  • Vær professionel. Det betyder ikke noget til hvem din e-mail er adresseret - din chef, ansættelseslederen eller en medarbejder - dit indhold skal være professionelt med hensyn til dets indhold og sammensætning. Brug ikke sms-lingo, smiley-ansigter, forvirrende skrifttyper eller grafik, der ikke er en del af samtalen. Hvis du gør det, bliver dit indhold mindre tilbøjeligt til at blive læst og taget alvorligt.
  • Vær høflig. Begynd aldrig din e-mail med en kommando, men brug snarere en hilsen, f.eks. 'Hej' og navnet på modtageren. Undgå at bruge alle store bogstaver eller udråbstegn, da det formidler råb. Luk din e-mail med en 'tak,' efterfulgt af dit navn.
  • Lad ikke e-mail erstatte ansigt til ansigt-kommunikation. Nogle samtaler fungerer bedre personligt. Brug ikke e-mail for at undgå kommunikation ansigt til ansigt. Hvis e-mailen ikke er det bedste valg til kommunikation, skal du vælge en alternativ metode. For at være effektiv skal e-mail-kommunikation være klar, kortfattet og forståelig. Følgende e-mail-kommunikationsproces hjælper med at garantere, at din e-mail er et effektivt kommunikationsværktøj.
  • Definer formålet med din e-mail. Dette hjælper dig med at beslutte, om du endda skulle gider med at sende beskeden. Sørg for, at dit formål er klart angivet i første afsnit.
  • Bestem, hvilken handling du vil modtage den e-mail, du skal tage
  • Udfør en opgave, dvs. ring til nogen eller bestil noget.
  • Svar med de ønskede oplysninger.
  • Læs e-mailen uden noget svar krævet.
  • Beslut om du har brug for understøttende oplysninger. Identificer og vedhæft al understøttende dokumentation eller information.
  • Brug emnelinjen til at opsummere din meddelelses hensigt. Udfyld emnelinjen efter at have skrevet e-mailen. Sørg for, at dit meddelelsesindhold er opsummeret, da dette tilskynder modtageren til at åbne og svare på din meddelelse.

E-mail-kommunikation spiller en betydelig rolle i ens daglige arbejdsliv og beriger og letter forretninger med evnen til at udveksle information uanset placering og tid. Imidlertid klager medarbejdere ofte over det store antal e-mails, de modtager, og som de skal gribe ind. Derudover betyder muligheden for at bruge e-mail til enhver tid, at medarbejdere ofte har tid væk fra arbejde afbrudt med organisatoriske e-mails. Medarbejdere har brug for en følelse af personlig kontrol for at undgå arbejdsrelateret stress, og dette udvider til ens evne til at modtage og svare på e-mails, hvis og når det er relevant.

Konklusion

Kommunikation er en proces til transmission og modtagelse af meddelelser, både verbale og ikke-verbale. Da effektiv kommunikation er en dialog ikke en monolog, er den kun effektiv, hvis den bringer det ønskede svar fra modtageren. For at være en vellykket kommunikator skal man formidle information, tanker og følelser tilstrækkeligt på en måde til at motivere, undervise og informere andre. Man skal vælge det bedste medium, kende ens modtager og bruge feedback til at overvåge effektiviteten af ​​kommunikation og ændre det i overensstemmelse hermed. Brug af oplysninger og værktøjer i denne artikel kan hjælpe en med at forstå og bruge kommunikationsprocessen til at være en effektiv kommunikator.